|
Shared Services>
Het shared-service-concept heeft raakvlakken met outsourcing. Ook hier spelen overwegingen als kosten (besparingen) en meer focus op de business een belangrijke rol. Een groot verschil is dat dit concept vaak een interne dimensie heeft.
Ondernemingen streven voortdurend naar hogere efficiency en hogere kwaliteit. Een nieuw organisatieconcept dat hiervoor wordt toegepast is het shared service center. Shared service centers bieden de mogelijkheid om de nadelen van de business unit-structuur op te heffen zonder de voordelen daarvan op te heffen.
Shared services voorwaarde voor standaardisatie
Dankzij shared service centers kunnen te hoge kosten van gedecentraliseerd ondernemerschap worden teruggebracht en kan de outsourcing beter worden beheerst. Er kan daardoor naar een standaardisatie worden gestreefd, bijvoorbeeld bij de backoffice. Veel organisaties worstelen met een onvoldoende gestandaardiseerde backoffice. Het standaardiseren en verbeteren van de kwaliteit vanuit een gedecentraliseerde organisatie blijkt in de praktijk moeilijk, ook al wordt met dezelfde systemen gewerkt. Volledige standaardisatie in een decentrale omgeving is bijna onmogelijk.
Standaardisatie leidt tot betere kwaliteit en lagere kosten
Door de activiteiten fysiek bij elkaar te brengen kan standaardisatie makkelijker en sneller worden georganiseerd. Uit de praktijk blijkt dat dit leidt tot een betere en meer voorspelbare kwaliteit tegen lagere kosten. Die lagere kosten worden met name gerealiseerd door schaaleffecten en het professionaliseren van de klant/leverancier-relatie.
Misvattingen rond shared services
Er is inmiddels veel ervaring opgedaan met shared services. In z’n algemeenheid kan worden gesteld dat dit concept z’n waarde heeft bewezen voor het organiseren van bepaalde backoffice-activiteiten. Toch zijn er aantal misvattingen rond dit concept:
- Consolideren is niet centraliseren
Het simpelweg bij elkaar brengen van activiteiten brengt niet de voordelen van het shared-service-concept. Van belang is het onderbrengen in een zelfstandige service-organisatie, die permanent de kwaliteit en de kosten probeert te optimaliseren.
- Standaardapplicaties zijn noodzakelijk
Het hebben van daadwerkelijke standaardapplicaties voor de backoffice-activiteiten is een absolute randvoorwaarde. Het consolideren van activiteiten zonder deze vorm van standaardisatie leidt juist tot nadelige effecten op kosten en kwaliteit, omdat de afstand tussen de klant en leverancier wordt vergroot. Het shared-service-model werkt alleen als de activiteiten binnen het center verregaand zijn gestandaardiseerd. Vaak denken organisaties dat ze standaardapplicaties hebben, maar blijkt in de praktijk dat per land of business toch aanpassingen zijn gemaakt.
- Implementatie is niet makkelijk
Het proces van decentrale activiteiten naar shared services is een proces van jaren en vereist sterk leiderschap (visie), draagvlak bij de betrokkenen, en doorzettingsvermogen. Het is een pijnlijk proces voor de decentrale medewerkers die vaak overtollig worden. Bovendien moet het management accepteren dat dit concept daadwerkelijk voordelen brengt die verder gaan dan alleen de kosten: standaardisatie, kwaliteit, meer tijd voor de business, en kosten.
- Shared services is geen project
Organisaties die kiezen voor shared services als een fundamenteel andere organisatievorm en niet alleen als een mogelijk kostenvoordeel zijn het meest succesvol. Alleen op die manier krijgt een dergelijk concept de kans om te worden geïmplementeerd. Het gaat om meer focus op de business en het standaardiseren van de backoffice om te komen tot betere en meer voorspelbare kwaliteit tegen lagere kosten.
Gebruikte bronnen
- Backoffice de deur uit, in: Management scope, pag. 20-22, september 2004.
- Shared Service Centra: www.ibas.nl/upload/5407sharedservices%20versie2%20IBAS-Quint11.pdf
|
